Ufficio gare

Un'attività professionale che non intende (o che non può) "aspettare la telefonata del cliente", deve cercare nuovi incarichi partecipando a gare d'appalto, suddivise in gare propriamente dette e avvisi esplorativi; questi ultimi sono le anticamere per ricevere successivamente inviti per proporre un'offerta tecnico-economica.

La gestione delle gare può avvenire sia rivolgendosi a uffici gare esterni sia, con maggiore controllo di procedure e costi, allestendo un ufficio gare interno all'azienda; va da sé che, in tal caso, necessita disporre di uno staff dedicato esclusivamente, o quasi, alla gestione delle varie attività per il suo funzionamento e mantenimento: non ha alcun senso trascurare la produzione, e le relative entrate economiche, per tentare di acquisire lavori tramite appalti, sostenendo costi certi per ricavi futuri soltanto probabili.

In una gara d'appalto occorrono tre figure specializzate: un amministratore, un commerciale e un tecnico, fermo restando che un ufficio gare può per esempio avere due tecnici dedicati alla redazione del progetto da presentare in sede di gara, e un'unica figura che ricopra i ruoli amministrativi e commerciali.

La corretta partecipazione a una gara d'appalto aumenta le probabilità di vincerle, pertanto è bene che, in cima alle figure specializzate, ci sia un supervisore/responsabile della produzione, che può anche ricoprire una o alcune delle figure base necessarie. Allo stesso modo la corretta partecipazione a una gara d'appalto non è mai garanzia di vittoria, pertanto occorre gettare più semi con l'auspicio che un 10-30% di essi dia frutto.

L'iter di partecipazione a una gara è piuttosto articolato. Occorre innanzitutto individuare ciascuna gara cui partecipare, scelta per convenienza e per possesso di requisiti, oltre che per attenta lettura del disciplinare di gara; quindi si procede a comporre l'eventuale raggruppamento di imprese e/o professionisti che si associno per collezionare i requisiti richiesti dal bando di gara. Mentre i tecnici redigono il progetto da presentare (se richiesto), gli amministratori predispongono tutta la documentazione necessaria, che sarà poi inviata secondo precise modalità, tramite consegna cartacea (per corriere o a mano) oppure per via telematica.

In tutta la procedura brevemente illustrata, l'ideale è che, in parallelo, l'attività professionale dell'azienda funzioni indipendentemente; può tuttavia capitare che gli staff di Produzione e Acquisizione interagiscano necessariamente, dando luogo a una struttura elastica che, se si avvale esclusivamente di figure professionali versatili ma con una buona infarinatura multisettoriale, consente all'azienda di ottimizzare i costi.

Esperienze lavorative in quest'area professionale

Acquisizione PassOE § Composizione di raggruppamenti temporanei di professionisti e attribuzione delle quote di partecipazione § Redazione della documentazione amministrativa § Responsabilità della chiusura delle buste e dell'invio dei plichi § Supervisione generale di tutti gli elaborati § Verifica firme digitali


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